Приказ на основании личного заявления

Как оформить приказ по личному составу

Приказ на основании личного заявления

Приказ по личному составу — это распоряжение руководства предприятия, в котором фиксируется один из рабочих моментов, касающихся персонала. Прием на работу и увольнение, командировка и перевод в другую местность — все это должно найти отражение в конкретных документах, подписанных руководителем организации.

Приказ по личному составу входит в группу распорядительных актов руководства предприятия. Это один из основных документов при формировании взаимоотношений работодателя и работника; приказ фиксирует их возникновение или прекращение, изменение.

Такие приказы составляют большую часть кадрового делопроизводства компании. При их оформлении необходимо следовать определенным правилам, соблюдать установленный законом порядок.

Особенно важно учесть, что ознакомление работников с приказами по личному составу обязательно.

Когда понадобится приказ по личному составу

На основании норм Трудового кодекса РФ можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распорядительных актах, приказах все кадровые вопросы:

Соответствующие приказы являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят приказы сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов.

Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе.

В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников.

Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ. Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Другие типы приказов по личному составу

Существуют и другие виды приказов по личному составу. Приведем только примерный перечень их укрупненных групп:

  • прием на работу, увольнение, перевод относятся к группе организационных приказов по личному составу;
  • дисциплинарные приказы: о наказании или поощрении;
  • регламентарные: о различных видах отпусков, о направлении в командировку;
  • зарплатные: об установлении окладов, системы надбавок и различных доплат;
  • мотивирующие: о применении премий и иных дополнительных вознаграждений;
  • технического характера: об изменении, уточнении или отмене приказа при необходимости.

Каждая следующая группа приказов в перечне отличается от предыдущей, но все они регламентируют взаимодействие работодателя со штатом работников, по отдельности с каждым сотрудником или с их группами.

Сколько действует приказ

Приказ по личному составу обладает неограниченным сроком действия если иное не установлено самим приказом. Период действия приказа начинается либо с даты его принятия, либо с даты, которая указана дополнительно в тексте.

Окончание срока действия приказа может быть связано с наступлением определенных событий и календарной даты: истечением периода действия, отменой, принятием иного локального нормативного акта, делающего предыдущий неактуальным.

Внесение изменений в приказ

Вносить правки и корректировки в уже официально изданный приказ можно на основании другого приказа. В таком приказе необходимо указать причину изменений, обязательно нужно указать приказ, в который вносятся правки, последствия изменений. Ознакомление работника с такими актами обязательно.

Корректировки чаще всего вносятся в результате:

  • изменений в действующем законодательстве;
  • изменений обстоятельств, которые имеют значение для исполнения распоряжения, например изменение обстоятельств места и времени;
  • изменений первоначальных личных обстоятельств у сотрудника, в отношении которого выносится распорядительный акт.

Таким образом, поправки необходимы, если изменились обстоятельства или правовая основа, и в действующем виде приказ неактуален и не обеспечивает достижение поставленной при его составлении цели.

Отмена приказа

Отмена приказа по личному составу производится на основании решения руководства отдельным распорядительным актом.

В приказе об отмене, аналогично акту о внесении правок, необходимо указать основание отмены и ссылку на отменяемое распоряжение, последующие изменения в правоотношениях, действия, которые необходимо совершить.

Распорядительный акт также должен быть предоставлен для ознакомления работнику, чьи права и интересы он затрагивает.

Отмена распорядительного акта может стать необходимой в связи с изменением первоначальных обстоятельств, при которых принималось первоначальное распоряжение. В деятельности хозяйствующих субъектов такие случаи возникают достаточно часто.

Чаще всего требуется отмена следующих распорядительных актов:

  • о приеме на работу;
  • о прекращении трудовых отношений по инициативе работника или работодателя (например, если выяснится, что причина нарушения трудовых обязанностей или трудового распорядка является уважительной);
  • о направлении в командировку;
  • о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска;
  • о досрочном прекращении действия дисциплинарного взыскания.

Как регистрировать и хранить

Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета, журнале регистрации.

Образец журнала регистрации распоряжений по личному составу

№ п/пДата приказаНомер приказаВид приказаФ.И.О. сотрудникаТаб. номерОснование
1623.01.201915-уувольнениеПетрова Ирина Сергеевна3

Источник: https://ppt.ru/forms/prikaz-po-sostavu

Документы-основания к приказам по личному составу

Приказ на основании личного заявления

Наиболее распространенными документами-основаниями для издания приказов по личному составу являются заявление (когда работник информирует или просит работодателя) и уведомление (когда инициирующей стороной является организация).

Автор перечисляет ситуации, в которых составление этих документов является обязательным (согласно ТК РФ).

Разъясняются правила оформления и приводятся примеры документов (заявления о предоставлении отпуска, заявления об увольнении, уведомления о расторжении трудового договора в связи с сокращением штата).

Особенностью издания приказов по личному составу является наличие в них ссылки на документы-основания.

В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа.

В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (докладная записка, заявление, уведомление и др.), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.

В ходе проверок документации по личному составу в любой организации проверяющие органы могут, помимо самих приказов, инспектировать и документы-основания.

Заявление

Наиболее массовым документом-основанием является заявление. Во всех случаях, когда инициатива изменения или прекращения трудовых отношений принадлежит работнику, оформление заявления является обязательным. Этим же документом оформляется и согласие работника на изменения условий трудового договора, когда инициатором является работодатель.

В соответствии с Трудовым кодексом работник пишет заявление в случаях:

  • получения копий документов о работе в данной организации — ст. 62;
  • перевода на другую работу — ст. 72.1;
  • прекращения действия трудового договора (увольнение по ­собственному желанию) — ст. 80;
  • предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска — ст. 122;
  • компенсации части отпуска, превышающего 28 дней, — ст. 126;
  • предоставления неиспользованного отпуска (или компенсации за него) с последующим увольнением — ст. 127;
  • получения всех видов неоплачиваемых отпусков — ст. 128.

Заявлением оформляется и письменное согласие работника на:

  • получение его персональных данных у третьей стороны, на обработку и использование его персональных данных (ст. 86),
  • передачу его персональных данных (ст. 88).

Этот перечень с внесением изменений и дополнений в Трудовой кодекс РФ1 расширился. Теперь обязательным является оформление заявлений при получении согласия работника на:

  • перевод на другую работу (ст. 72.1 и ст. 72.2),
  • выполнение дополнительной работы (совмещение профессий, должностей; расширение зон обслуживания, увеличение объема работы; исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без ­освобождения от работы, определенной трудовым договором) — ст. 60.2.

Кроме того, заявление работника необходимо для оформления новой трудовой книжки в случае ее утраты или повреждения (ст. 65).

В каждом конкретном случае заявление работника с резолюцией руководителя организации является основанием для издания соответствующего приказа.

Для придания заявлению юридической силы этот документ должен быть адресован руководителю организации (должностному лицу — представителю работодателя) с указанием его должности, инициалов, фамилии.

Заявление обязательно должно содержать сведения о его авторе с указанием должности, инициалов и фамилии. Необходимо указание вида документа — слово «заявление». Текст документа должен содержать предмет или причину составления заявления.

Кроме того, важнейшими реквизитами заявления являются дата составления и собственноручная подпись работника.

Порядок визирования заявлений устанавливается самой организацией. Так, на заявлении о переводе работника на другую работу должна быть виза руководителя структурного подразделения. Если же перевод предполагает работу в другом подразделении, то необходимы визы обоих руководителей.

В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указание:

  • вида отпуска,
  • периода работы, за который он предоставляется,
  • даты начала и окончания отпуска.

Форма заявления на отпуск унифицирована в УСОРД2, она содержит следующие реквизиты:

  • адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии),
  • автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия),
  • название вида документа (заявление),
  • текст,
  • подпись и
  • дата.

В тексте указывается вид отпуска, дата ухода в отпуск, его продолжительность (количество дней), основание для получения отпуска. Многие организации разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные данные. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения.

Пример оформления заявления на отпуск:

 

Среди заявлений работников особенного внимания требует заявление об увольнении.

Такой документ является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника.

Заявление адресуется руководителю организации (или его заместителю по кадровой работе). В верхней части заявления должны быть указаны ­сведения о работнике: должность (профессия) работника, инициалы и фамилия.

В тексте излагается:

  • просьба работника об увольнении,
  • причина (по собственному желанию, в связи с зачислением в образовательное учреждение, выходом на пенсию и др.) и
  • дата увольнения.

В документе обязательно должна содержаться и дата подачи заявления, т.к. исчисление срока, отведенного законодательством для увольнения, например, по собственному желанию, начинается со следующего дня, после получения заявления работодателем. Именно две недели отведены ­законодательством на предупреждение работодателя о предстоящем увольнении.

Под заявлением обязательно проставляется собственноручная личная подпись работника.

Часто обсуждается вопрос о способе написания заявления. Многие юристы утверждают, что документ должен быть рукописным. В то же время распространенной практикой работы является использование трафарета заявления об увольнении, в котором работник только указывает свою должность, инициалы и фамилию, проставляет дату увольнения и дату написания заявления, а также свою подпись.

Следует отметить, что нормативная база кадрового делопроизводства не содержит требований об обязательном рукописном способе оформления заявления. В то же время применение трафаретных текстов заявлений ­позволяет избежать принципиальных ошибок в оформлении.

К таким ошибкам относится прежде всего произвольная формулировка причины увольнения, которая зачастую отражает эмоциональное настроение работника (например: «В связи с принципиальными разногласиями с руководством организации…» или «В связи с некомпетентностью ­начальника участка….» и т.д.).

Вторая распространенная ошибка связана с указанием даты увольнения с предлогом «с». Например: «Уволить с 22 января 2007 г.». В этом случае возникают трудности с определением последнего дня работы — 22 января работник уже уволен, или 22 января он еще должен находиться на работе?

В заявление об увольнении может быть включена просьба о выдаче документов, связанных с работой в данной организации (копии приказов о приеме, переводах, увольнении; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). Ответственный за кадровое делопроизводство обязан надлежащим образом заверить копии документов и подготовить требуемые оригиналы, предоставив их работнику безвозмездно (ст. 62 ­Трудового кодекса РФ).

Основания прекращения трудового договора по инициативе работника включены в статью 77 ТК РФ «Общие основания прекращения трудового договора». В соответствии с используемыми законодателем формулировками и составляется заявление, эти же формулировки должны использоваться в тексте приказа об увольнении, а также в трудовой книжке работника.

Заявление, как правило, визирует руководитель структурного подразделения, после этого заявление передается руководителю организации для составления резолюции, которая является основанием для оформления приказа о расторжении трудового договора.

Пример оформления заявления об увольнении:

 

Если в организации ведутся личные дела, то заявление помещается в личное дело работника и должно сохраняться в архиве 75 лет. Если личные дела не ведутся, то необходимо завести дело «Документы (докладные записки, уведомления, заявления и др.) — основания к приказам по личному составу». Такие дела хранятся 5 лет3.

Уведомление

Другим распространенным в практике работы кадровых служб видом документов-оснований к приказам по личному составу является уведомление. Это документ, которым работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях.

Уведомление относится к документам, которые не имеют официального статуса — этот документ не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации, ни один нормативный документ межотраслевого действия не содержат правил составления и оформления уведомления. В то же время Трудовой кодекс предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателя в целом ряде случаев, например при:

  • расторжении трудового договора по инициативе работодателя (ст. 81, ст. 180);
  • изменении условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74);
  • получении трудовой книжки (ст. 62, ст. 84.1).

С введением изменений к Трудовому кодексу к этому перечню добавлены обязательные уведомления о:

  • времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска под роспись (ст. 123);
  • расторжении срочного трудового договора (ст. 79);
  • неудовлетворительном результате испытания (ст. 71);
  • предоставлении другой работы (если работник не согласен на изменение трудового договора) (ст. 74).

Наиболее существенная проблема в оформлении уведомлений состоит в том, что этот документ часто связан с прекращением трудового договора или с серьезными для работника изменениями в его трудовой деятельности.

При этом возможны обиды, обращения в Гострудинспекцию, в суд. Наша задача состоит в том, чтобы подготовить документ, безупречный с точки зрения его официальности и соблюдения требований трудового законодательства.

Для того, чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования:

  • документ должен содержать наименование организации (предприятия) и необходимые данные, позволяющие ее идентифицировать;
  • документ должен быть адресован работнику с указанием его должности, инициалов, фамилии и адреса проживания (в случаях, когда документ направляется по почте);
  • документ должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответст­вовать требованиям законодательства (например, при увольнении по причине неудовлетворительного результата испытания ­уведомление должно быть получено не позднее чем за 3 дня до увольнения);
  • текст уведомления должен содержать сообщение о предстоящих дейст­виях работодателя со ссылкой на документы, статьи законодательства и др., а также последствия этих действий для работника. Например, при увольнении по причине неудовлетворительного результата испытания уведомление о расторжении договора должно содержать причины, по которым работодатель пришел к такому решению;
  • документ должен быть подписан работодателем (руководителем организации) с указанием его должности, инициалов и фамилии.

При несоблюдении этих рекомендаций уведомление может оказаться лишенным юридической силы и уже не сможет быть доказательством ­предупреждения работника о предстоящих действиях работодателя.

На многих предприятиях уведомления оформляют внутренним документом, который содержит указание должности, фамилии, имени, отчест­ва работника, текст с информацией о предстоящих изменениях, но не проходит регистрацию и не имеет номера.

Нередко встречаются случаи, когда подписывают уведомления должностные лица, которые не являются уполномоченными представителями работодателя. Оформленные таким образом уведомления могут вызвать замечания проверяющих, например, Гострудинспекции.

Однако самым серьезным аргументом следует считать то обстоятельство, что при возникновении трудового спора и судебных разбирательствах такие документы не выполнят роль доказательства.

Для оформления уведомлений представляется наиболее рациональным использовать бланк письма организации, т.к. он предусматривает все необходимые реквизиты, придает уведомлению официальный характер.

Текст уведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями по составлению информационных писем: в первой части изложить условия или причины, а во второй — предложения или решения.

Образец оформления уведомления о предстоящем сокращении штата в виде письма см. в Примере 4.

Существенно важно адресавание документа.

Уведомление может быть направлено по почте на тот адрес, который работник сообщил работодателю (образец оформления адреса в таком уведомлении см. в Примере 3). В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении. Копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять.

Уведомление может быть вручено работнику лично. В этом случае документ адресуется должностному лицу (как это показано в Примере 4).

При таком способе ознакомления работника с уведомлением на нем должна быть оформлена виза ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа.

Наличие подписи работника и его ответа на уведомлении делает этот вариант оформления более ­предпочтительным, чем отправка документа по почте.

   

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/34675-dokumenty-osnovaniya-k-prikazam-po-lichnomu-sostavu/

Кадровые приказы — как оформить и сколько хранить – Институт Профессионального Кадровика

Приказ на основании личного заявления
24 декабря

3619

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Кадровый приказ — это распорядительный документ, на основании которого осуществляется деятельность компании. Приказы делятся на две категории:

  • по личному составу (кадрам);
  • по основной деятельности.

В группе приказов по основной деятельности отдельно выделяются приказы по административно-хозяйственной работе предприятия.

Об оптимизации и автоматизации кадрового делопроизводства узнайте в рамках корпоративного семинара от Института профессионального кадровика.Напишите нам на почту support@profkadrovik.ru и мы подберем эксперта для решения задач вашей компании.

Приказы по личному составу отражают трудовые отношения, перемещение сотрудников внутри компании и др. — напрямую касаются работников предприятия. Такими распоряжениями оформляют прием и увольнение, переводы, отпуска и так далее.

Основные формы приказов по кадрам — по личному составу

Организационные
  • прием на работу/ увольнение;
  • перемещение;
  • о возложении обязанностей;
  • проч.
Дисциплинарные
Регламентные
Зарплатные
  • оклады / тарифные ставки;
  • надбавки;
  • доплаты;
Стимулирующие
  • премии;
  • иные вознаграждения;
ТехническиеОтмена или изменение ранее изданных распоряжений

Какие приказы по личному составу обязывает издавать ТК:

  • при приеме на работу — ст. 68;
  • при увольнении сотрудника —  84.1;
  • наложение взыскания — 193;
  • несчастный случай — 229.

Необходимые в деятельности предприятия бланки приказов по кадрам и распоряжений утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. В 2013 отменена обязательность применения данных бланков, работодатель вправе разработать собственные шаблоны распорядительной документации.

Важно!Запрещено разрабатывать самостоятельно формы кассовых документов: расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные ордера, кассовые книги.

Унифицированные приказы по кадрам — таблица

Название приказаНомер унифицированной формы
  О приеме работника на работу   №Т-1 / Т-1а
  О переводе работника на другую работу   № Т-5 /Т-5а
  Предоставление отпуска работнику   № Т-6 / Т-6а
  Прекращение (расторжение) трудового договора    № Т-8 / Т-8а
  Направление в командировку   № Т-9 / Т-9а
  Поощрение   № Т-11 / Т-11а
Важно!Распорядительные документы должны соответствовать ГОСТу Р 7.0.97-2016. Кроме того, чтобы ввести в действие разработанные шаблоны, необходимо издать приказы отдела кадров об утверждении форм документов. Если работодатель не планирует пользоваться собственными бланками, издается приказ о ведении бухгалтерского и кадрового учета с применением форм Госкомстата.

Ошибочно считать, что, если для приказа не утверждена унифицированная форма, то он не относится к приказам по личному составу.

ПримерВозложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска.

Все приказы, относящиеся непосредственно к работникам, относятся к личному составу и хранятся в специальных папках с соответствующими сроками хранения.

Приказы по основной деятельности также относятся к распорядительным, отражают управление производственно-хозяйственными вопросами, планированием и так далее.

Важно!Приказы по административно-хозяйственным вопросам также относятся к основной деятельности. Это обширная группа документации оформляется и хранится отдельно от документов по ОД, так как у них разные сроки хранения.

Основное отличие приказов об основной деятельности от кадровых: в них речь идет об организации, документ касается не деятельности работников, а функционированию предприятия в целом, даже, если в нем указаны фамилии ответственных лиц. Разделы АХД перечислены в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236. Это:

  • эксплуатация зданий;
  • транспорт;
  • телекоммуникационное обслуживание.

Перечислить все виды приказов про ОД невозможно, они напрямую зависят от характера деятельности предприятия. Вот наиболее распространенные категории приказов:

  • нормативные — утверждение ЛНА;
  • организационные — утверждении штатного расписания, создание филиалов;
  • отчетные;
  • финансовые;
  • надзорные;
  • информационные.

Основные виды кадровых приказов по ОД:

  • о вступлении в должность руководителя;
  • об утверждении штатного расписания;
  • об утверждении ПВТР;
  • об инвентаризации;
  • об утверждении и работе разного рода комиссий и другие.

В отличии от приказов по личному составу, для распорядительной документации по основной деятельности нет утвержденных унифицированных форм.

  Подобные распоряжения составляются по одному алгоритму и должны соответствовать ГОСТу Р 7.0.97-2016.

Как правило, приказ по основной деятельности стандартный — это преамбула и основная часть:

  • Преамбула. Это констатирующая часть документа — здесь перечислены основания для издания: факты деятельности, документы и т.д.
  • Распорядительная часть. Это собственно приказ, здесь излагаются распоряжения, указания, обозначаются сроки их исполнения. Если распоряжений несколько, они нумеруются, чтобы впоследствии можно было сослаться на конкретный пункт приказа.

Если у приказа есть приложения, это указывается в тексте документа.

О нумерации распорядительных документов сказано в В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

СоветРегистрировать приказы рекомендуется по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря.

Крупные организации со значительным документооборотом создают свою нумерацию приказов по кадрам. Её закрепляют в ЛНА — в Инструкции по делопроизводству (ст. 8 ТК) и утверждают приказом.

https://www.youtube.com/watch?v=N_tdSbNa5uw

Надо ли регистрировать кадровые приказы? Роструд говорит, что регистрация приказов по основной деятельности добровольна. Журнал регистрации заводят для удобства поиска и систематизации производственной документации, в основном, на крупных предприятиях с обширным документооборотом. Форма журнала или книги приказов по кадрам свободная.

Сверьте сроки хранения кадровых приказов вашей компании с новым Перечнем типовых управленческих документов с обновленными сроками хранения.

Скачать памятку Кадровые документы со сроками хранения 

Как выстроить кадровое делопроизводстве в компании с учетом последних требований закона, узнайте после нашего дистанционного курса и получите 50+ бланков кадровых документов.Если вы уже прошли курс, купите последние обновления.

Скачать шаблоны приказов

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ о переносе отпусков

Приказ о введении режима повышенной готовности

Приказ о продлении отпуска в связи с больничным листом

Приказ об аннулировании трудового договора

 

Источник: https://profkadrovik.ru/articles/working-conditions/prikazy-po-kadram-i-osnovnoy-deyatelnosti-kotorye-obrazuyutsya-v-kompanii/

Инструкция: оформляем приказы по личному составу

Приказ на основании личного заявления

В ТК РФ отсутствует термин или определение, которое бы объяснило, приказы по личному составу — это какие приказы? Распорядительные документы в организации разделяются на группы:

  • по личному составу (ЛС);
  • по основной деятельности;
  • по административно-хозяйственному направлению работы.

Разграничение нужно в процессе формирования дел для архива в случае ликвидации предприятия и передачи документов на хранение в архивы. Распоряжения по личному составу — это группа распорядительной документации организации, относящаяся к кадровому документообороту. Они дают возможность оперативного управления рабочими ресурсами организации.

Документы делятся на две большие группы. Первая включает распорядительную документацию, которая отражает существенные стороны трудовых отношений работника и работодателя. Они хранятся 75 лет. Сюда включены документы по процедурам кадрового характера:

  • прием на должность и заключение трудового соглашения;
  • перевод на другую должность или изменение трудового соглашения;
  • увольнение сотрудника и прекращение действия трудового соглашения;
  • изменение фамилии;
  • определение суммы зарплаты или изменение размера как часть существенных условий трудового соглашения;
  • поощрение, премирование, награждение и т. д.

Вторая группа включает распорядительную документацию, которая в оперативном порядке регулирует исполнение сотрудником обязанностей по должности. Они хранятся 5 лет. Сюда включены документы по кадровым процедурам:

  • предоставление отпуска;
  • применение взыскания дисциплинарного характера;
  • командирование работника;
  • направление на повышение квалификации, стажировку или аттестацию.

Когда необходимо создавать

Такая необходимость возникает при наличии обстоятельств, связанных с движением по составу работников организации. Это означает, что появилась необходимость, к примеру, принять на работу или наказать работника. Распорядительная документация решает целый ряд проблем, касающихся:

  • вопросов, возникающих в трудовых отношениях сотрудника и работодателя;
  • структуры и штата учреждения;
  • соблюдения прав и гарантий сотрудника;
  • укрепления дисциплины.

ТК РФ предусматривает обязанность работодателя издавать распоряжения, например:

Распорядительный документ о назначении на должность руководителя учреждения относится к документации по основной деятельности, а не по личному составу.

Кто готовит

Распоряжение формирует кадровая служба, юрист или секретарь учреждения. Это зависит от того, к чьим функциональным обязанностям процесс относится. Сотрудник, разрабатывающий проект, должен разбираться в трудовом законодательстве.

https://www.youtube.com/watch?v=bJhio6c3Sn0

Наличие на предприятии профсоюза предусматривает необходимость направлять проект в его адрес (до подписания).

Требования

Для оформления распоряжения можно (но с 2013 года не обязательно) применять образец приказа по личному составу из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004.

Это значит, что работодатель вправе разработать и утвердить форму по образцу, утвержденному в организации.

Вне зависимости от того, какой вариант избирает учреждение, документ должен быть сформирован в соответствии с требованиями делопроизводства.

Нужно включить ряд обязательных элементов:

  1. Наименование.
  2. Номер, дата формирования.
  3. Название учреждения.
  4. Основная часть.

В основной части нужно указать:

  • смысл;
  • перечень сотрудников, которых он касается;
  • дату вступления в силу;
  • обоснование для разработки;
  • основания.

В заключении перечислите сотрудников, которые несут ответственность за исполнение распоряжений.

Формулировки, применяемые в приказе по личному составу, должны совпадать с формулировками ТК РФ. Увольняя работника, нужно указать причины, точно совпадающие с соответствующей статьей и пунктом ТК РФ. Поощряя или наказывая работника, формулировать причины и виды наказаний из ст. 191, 192, 193 ТК РФ.

Ф.И.О. сотрудника пишется полностью. Название занимаемой должности — так, как упомянуто в штатном расписании.

С распоряжением по личному составу нужно знакомить всех упомянутых в нем сотрудников под подпись.

Требования к оформлению

При формировании можно использовать:

  • фирменный бланк предприятия;
  • чистый лист удобного формата.

После набора текста приказ надо направить на подпись руководителю или другому уполномоченному лицу. Использовать факсимиле нельзя: подпись должна быть «настоящая».

Дело в том, что ТК РФ, равно как и другие акты в сфере трудового права, не предусматривают такое понятие, как «факсимиле». Отсутствует установленный порядок использования такого средства.

Поэтому применение подписи в виде факсимиле может вызвать сомнение в подлинности.

Проставлять на бланке печать не нужно. Документ формируется в единственном экземпляре. При необходимости делаются заверенные копии.

Структура приказа

Структура является одним из важных элементов их классификации. Распоряжения по личному составу делятся на 2 вида:

  1. Простые. Характерным признаком является наличие одного распорядительного действия (уволить, принять и т. д.).
  2. Сложные. Характерным признаком является наличие нескольких распорядительных разделов. Такой вариант распространен, но трудоемкий в использовании.

В зависимости от адресата делятся на:

  • индивидуальные — включающие сведения об одном работнике;
  • сводные — включают сведения о нескольких сотрудниках.

Сводный приказ по личному составу по окончании каждого пункта должен содержать ссылку на основание (письменное) для осуществления конкретного распорядительного действия.

Формируя приказы сложного и сводного форматов, не стоит включать в один документ сведения с различными сроками хранения. Из-за этого их будет сложно отнести к бумагам короткого или длительного срока хранения.

Основным внутренним элементом является раздел, состоящий из пунктов. Пункты включаются при наличии основания. Это значит, что нужно в обязательном порядке привести ссылку на такое основание. Например, если работодатель создает распорядительный документ о назначении на должность, пункты включаются на основании:

  • личного заявления;
  • трудового соглашения;
  • служебной записки.

В приказ лучше включить термин «основание», после него указать ссылку на конкретный документ. При оформлении (к примеру, о назначении) разработчик должен использовать формулировки, имеющие юридическое значение.

Типовая структура приказа по личному составу включает блоки, содержащие:

  • распорядительное действие работодателя;
  • Ф.И.О. сотрудника, иную информацию о нем;
  • дату вступления в силу конкретного пункта;
  • другие важные сведения.

Распоряжения могут сопровождаться различными приложениями, необходимыми для полного раскрытия содержания (перечень должностей, разъяснения и т. д.). Мы подготовили примеры приказов по личному составу на 2020 год для разных ситуаций. Используйте их в работе.

Срок действия

Действие приказа по личному составу начинается:

  • с даты издания;
  • с даты, прописанной в тексте.

Окончание срока действия приказа по личному составу наступает в случае:

  • окончания срока действия;
  • отмены;
  • вступления в силу других норм, изменяющих положения, отраженные в приказе.

Сроки хранения

Приказы по личному составу хранятся с использованием определенного алгоритма. Оригинал направляется в отдел кадров. Копии:

  • одна — в бухгалтерию;
  • вторая — в личное дело.

Приказы по личному составу надо формировать в дела в зависимости от периода хранения. Для полного оформления дела необходимо:

  • подшить;
  • пронумеровать листы;
  • сформировать опись;
  • оформить обложку.

Сроки хранения приказов по личному составу отличаются в зависимости от их содержания и могут достигать 75 лет. Подсчет периода для хранения начинается с 01.01 года, который следует за тем, в котором документы закончены делопроизводством. Конкретные сроки для хранения распорядительной документации определены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 в статье 19б.

Если какой-либо из видов в перечне отсутствует, то срок хранения определяет ст. 22.1 125-ФЗ. Срок различается в зависимости от даты окончания делопроизводства:

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-oformlyaem-prikazy-po-lichnomu-sostavu

Кадровые приказы

Приказ на основании личного заявления

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Источник: http://www.HR-OK.ru/content/100prikazov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.