Правильное заполнение табеля рабочего времени

Как правильно заполнять табель учета рабочего времени: образец и рекомендации

Правильное заполнение табеля рабочего времени

Каждому работодателю необходимо фиксировать количество часов, отработанных сотрудниками. При этом организационно-правовая форма предприятия не имеет значения. Требуемый к заполнению документ назван табелем учета рабочего времени.

Для этих целей Федеральная служба государственной статистики разработала и утвердила несколько разных бланков:

  1. Форма 0504421. Применима на бюджетных предприятиях. Иное название бумаги – табель учета использования рабочего времени (ТУРВ).
  2. Форма № Т-12.
  3. Форма № Т-13

Документы стали применяться на основании соответствующего Постановления № 1 от 5/01/2004. Скачивайте бланки формы № Т-12 и формы № Т-13 в формате Word и Excel в этой статье.

Предназначение

Наличие табеля позволяет бухгалтерии и отделу кадров организации:

  • Учитывать часы, которые провел на рабочем месте каждый из наемных трудящихся.
  • Держать под контролем соблюдение рабочего распорядка (явки/отсутствие, опоздание).

Указанные сведения помогают в расчете заработной платы по каждому работнику и составлении статистики. Располагая табельной информацией, сотрудник кадрового отдела сможет обосновать наложенные на трудящегося санкции (например, за опоздание). А бухгалтер – разъяснить, насколько правомерны выплаты компенсаций и иных пособий.

Согласно ст. 62 ТК РФ, трудящийся вправе запросить у работодателя выписку со своими данными из табеля.

Обратите внимание: с января 2013 г. унифицированные формы документа не являются обязательными. Хотя их формат прост и удобен в использовании. При этом с работодателей не снимается обязанность о ведении данного учета. Об этом гласит Трудовой Кодекс (часть 4 статья 91). Руководители вправе контролировать время работы сотрудников любым удобным способом.

Контролирующий орган

Установленные формы первичных бумаг учета имеют указания по использованию:

  • Формированием и ведением документации следует заниматься только уполномоченному лицу.
  • На подпись бумага предоставляется руководству подразделения и сотруднику отдела кадров.
  • Затем табель учета рабочего времени в excel передается работнику отдела бухгалтерии.

Конкретная должность, представителю которой положено заполнение ТУРВ, правилами не предусмотрена. Руководителем может быть назначен любой сотрудник.

После выбора ответственного лица подготавливается приказ или вмененная обязанность фиксируется в трудовом соглашении выбранного работника. В противном случае сотрудник имеет право не заниматься табелированием.

Если организация имеет внушительный штат, ответственное лицо выбирают в каждом отделе. Ведение ТУРВ происходит следующим образом:

  • В течение расчетного месяца назначенный работник фиксирует информацию по своему подразделению.
  • Далее руководитель отдела сверяет все данные и общее оформление. При отсутствии ошибок подписывает табель и передает его кадровому работнику.
  • Работники отдела кадров проводят сверку данных, фиксируют нужные для своей деятельности параметры. После бумага заверяется подписью и перенаправляется в бухгалтерию.

Маленькие организации соблюдают упрощенную цепочку. В них вести табель полагается кадровому отделу.

Различие между бланками

Форма Т-13 применима в организациях, которые располагают специальным турникетом. Так называется система, которая автоматически фиксирует время прихода сотрудников на работу – с её помощью можно отследить чью-либо неявку.

Loading…

Скачать документ бесплатно в Word [357.00 B]

Универсальным документом считается форма № Т-12. Ее структура отличается от формы № Т-13 наличием дополнительного Раздела 2. Эта колонка используется для фиксации материальных расчетов с трудящимися по выполненной ими работе. Если расчеты с сотрудниками вносятся в отдельный бланк, то указанный раздел не заполняется.  Скачать табель можно здесь:

Скачать документ бесплатно в Word [118.00 KB]

Внесение данных

Чтобы избежать ошибок, необходимо тщательно разобраться, как заполнить табель учета рабочего времени. Уполномоченное лицо может воспользоваться одним из двух вариантов:

  • Сплошное заполнение. Для этого способа характерно ежедневное внесение информации по каждому работнику (пришел/не пришел).
  • Заполнение по отклонениям. В этом варианте фиксируются только опоздавшие или не явившиеся на работу сотрудники.

Как пример, можно рассмотреть форму Т-13 с использованием метода сплошного внесения. Правила заполнения табеля учета рабочего времени выглядят следующим образом:

  1. В правом верхнем углу следует указать наименование фирмы и конкретизировать подразделение.
  2. Уточнить в базах Росстата код по общей классификации (ОКПО), и внести его в соответствующее поле.
  3. Обозначить порядковый номер документа и дату его подготовки. Используется крайний день отчетного периода (месяца).
  4. Конкретизировать даты отчетного периода. Бумага сдается за месяц.
  5. Указать ФИО трудящихся и занимаемые ими должности. Для каждого работника выделяется отдельная строка с присвоением порядкового номера.
  6. Отметить присутствие сотрудника на рабочем месте или причину его невыхода (командировочная поездка, отпуск, выходной и пр.) Для внесения данных используются определенные сокращения. Здесь же проставляется количество отработанных часов.
  7. Подвести итоги по часам и рабочим дням за расчетный период. В столбец 5 сведения вносят за каждые 15 дней, в столбец 6 – за весь месяц.
  8. Внести данные для начисления дохода. Обозначенный код вида оплаты труда в табеле позволяет конкретизировать характер полагающихся работнику средств. Например, коды отпускных – 2012, а основного ежемесячного дохода – 2000. Здесь же нужно указать бухгалтерский счет, с которого происходит списание. Графа 9 предназначена для фиксации часов (дней), потраченных на каждый из видов оплаты рабочей деятельности.
  9. В колонки с 10 по 12 вносят информацию о причинах неявки и времени отсутствия.
  10. Заверение бумаги осуществляется несколькими лицами. Необходимы подписи не только ответственного работника, но руководителя подразделения и кадровика.

Пример заполнения формы № Т-12:

Скачать документ бесплатно в Word [118.00 KB]

Присвоенный сотруднику табельный номер обязательно фиксируется во всех локальных документах компании. После увольнения работника его номер остается свободным еще некоторое время (обычно несколько лет).

Источник: https://trud.guru/dokumenty/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html

Заполнение табеля учета рабочего времени: как правильно заполнять, правила, образец и иное

Правильное заполнение табеля рабочего времени

Учёт и контроль — два основных постулата бизнеса. Поэтому табельный учёт актуален для всех компаний, которые имеют в штате хотя бы одного сотрудника. И это не просто внутренние документы для расчёта вознаграждений и выявления нарушений.

Это обязанность каждого работодателя, установленная законодательством РФ. Корректность ведения табельного учёта контролируют трудовой и налоговый регуляторы, Росстат и инспекция по труду.

Поэтому в компании, имеющей наёмный персонал, должен быть внедрён весь пакет внутренних документов, регламентирующий табельный учёт.

Табель учёта рабочего времени — нормативы, правила и способы ведения

Порядок и правила ведения учёта рабочего времени в организации регламентированы в первую очередь статьёй 91 Трудового кодекса РФ (частью 4), в которой указано, что все работодатели обязаны вести регулярный учёт трудового времени по каждому служащему своего предприятия.

Только на основании этого реестра могут быть насчитаны зарплаты и премии, компенсационные выплаты на отпуск и по больничным листам, а также другие дотации работнику. Ежемесячно заполнять табель учёта должны все предприятия, имеющие наёмный персонал, независимо от их правового статуса и организационной формы: и юр.

лица, и индивидуальные предприниматели.

Во вторую очередь табель учёта, являясь первичным документом бухучёта и кадрового делопроизводства, подчиняется нормативным требованиям, отражённым в Постановлении Госкомстата России №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

Основные требования, которые предъявляются к учётной первичке:

  1. Вести учёт рабочего времени имеет право только работник предприятия, назначенный на эту функцию приказом, иначе его действия при проверке будут признаны неправомерными, а сам регистр — недействительным. При этом наниматель должен для начала предложить сотруднику выполнять этот функционал за дополнительную плату, а тот имеет право отказаться от этой обязанности. Неоплачиваемая работа по ведению учётного регистра также является незаконной. В итоге до начала заполнения табеля на предприятии должен быть ратифицирован приказ о введении в должность табельщика со всеми реквизитами, в том числе с визой работника об ознакомлении. Должность сотрудника не имеет значения, это может быть:
    • работник кадровой службы (если она есть на предприятии);
    • сотрудник бухгалтерии (как правило, это обосновано на малых предприятиях, где нет отдела по управлению персоналом);
    • служащий любого другого подразделения (например, секретарь-референт или руководитель отдела продаж);
    • директор компании или ИП (в этом варианте в приказе руководитель возлагает эту обязанность на себя).В распоряжении, как правило, также указывается заместитель табельщика, на кого возлагаются обязанности учёта при его отсутствии
  2. Способы ведения учётной первички по отработанному времени не регламентированы законодательством. Ключевое правило здесь — использование любого из способов закрепляется локальным положением о табельном учёте и внутренним трудовым распорядком.

    Без регламента, утверждающего правила внутреннего учёта, табель будет признан недействительным

  3. Ещё в 2013 году нормативными актами было установлено, что каждый работодатель имеет право на своё усмотрение выбирать тот способ учёта, который более удобен для предприятия, это могут быть:
    • ручной способ, когда табельщик ведёт реестр на бумажном носителе, регулярно заполняя его от руки. Такой метод имеет место в компаниях, где числится минимальное количество сотрудников и учёт элементарен, например, когда все работают одно и то же количество времени, без переработок;
    • электронный вид, к примеру, ведение табеля в программе excel. Это наиболее распространённый для малых и средних предприятий способ. Эксель даёт возможность табельщику при помощи заранее внесённых в файл формул автоматически считать итоговые цифры по каждому сотруднику, отделу, организации и хранить все табели в электронном виде в целом по году;В формате экселя удобно вести табель
    • автоматический табельный учёт — наиболее оперативный онлайн-способ, который, будучи связанным с 1С и пропускной системой предприятия, позволяет контролировать вход/выход каждого сотрудника в режиме реального времени. Каждый руководитель структурного подразделения или гендиректор имеет возможность посмотреть по каждому подчинённому (и по себе) отработанное время. Понятно, что используется такой учёт на крупных предприятиях, а также в ведомствах и госструктурах. Такой способ даёт возможность свести к нулю ошибки, снизить влияние человеческого фактора и автоматизировать процесс.В программе 1С, связанной с пропускным режимом, учёт ведётся фактически автоматом
  4. По форме существует четыре возможных варианта ведения табеля учёта:
    • шаблон Т-13 — это оптимальная и самая распространённая форма. Она полностью соответствует требованиям Минфина РФ к основным реквизитам табельного учёта, прозрачна для ведения, поэтому легко воспринимается контролёрами. Форма адаптирована и к электронному, и к автоматическому способу учёта. Алгоритм заполнения рассмотрен далее именно на её примере. Скачать шаблон формы Т-13 можно, перейдя по гиперссылке;
    • шаблон Т-12 — даёт возможность, кроме учёта рабочего времени, рассчитывать заработную плату персоналу. Минус этого шаблона — он ведётся только вручную. Взять для работы эту учётную форму можно, перейдя по гиперссылке;Унифицированная форма Т-12 применяется для ручного ведения табеля
    • бланк по форме ОКУД № 0504421. По обыкновению этот шаблон берётся на вооружение учебными бюджетными учреждениями, не запрещено использовать эту форму для учёта и в коммерческих организациях;Табель по форме ОКУД № 0504421 может использоваться любой организацией
    • форма, разработанная самостоятельно. Обычно это упрощённый табличный файл, где фиксируются (как и в стандартных формах) Ф. И. О., должность, табельный номер сотрудника, рабочие дни и дни отдыха, другая информация.
  5. Хранение учётных документов должно осуществляться на основании требований архивирования, а также статьи 29 закона № 402-ФЗ. Срок хранения — 5 лет.

Корректность и регулярность заполнения табеля контролируются при камеральных и выездных проверках. Проверить, как ведётся табель, может и инспекция по труду. Поэтому контроль первичной документации — серьёзный процесс для всех работодателей.

Участвует учёт рабочего времени и в статистической отчётности по предприятию.

Табель полезен для корректного внутреннего учёта по определённым видам рабочего времени сотрудников.

Он даёт полноценное обоснование денежной демотивации, а также увольнения нерадивых служащих, являясь страховкой нанимателя при трудовых спорах (как внутренних, так и судебных).

А ещё табельный учёт при правильном использовании — хороший аналитический инструмент управленческого учёта, на его базе можно регулярно выстраивать графики и проводить анализ эффективности использования рабочего времени на предприятии.

обзор: грамотная организация табельного учёта

Прежде всего нужно усвоить основополагающие требования к ведению табельного учёта:

  1. Учётный регистр должен основываться на утверждённом на уровне Правительства РФ производственном календаре. Нормативное основание для определения нерабочих дней регламентировано статьёй 112 ТК РФ. В производственном календаре на каждый год определяется количество рабочих, праздничных, а также сокращённых на 1 час предпраздничных дней. Регулируется количество рабочих часов по каждому кварталу, устанавливаются переносы при стандартном рабочем графике.
  2. Табель открывается с первого календарного дня месяца, закрывается последним днём. При производственной необходимости допускается промежуточная отчётность, которая сдаётся пятнадцатого числа каждого месяца.
  3. Запрещено вносить данные заранее. Поэтому табель должен быть заполнен и отправлен на согласование в первые рабочие дни по окончании месяца. Тайминг процедуры должен быть установлен во внутреннем акте.
  4. Учёт может вестись как по структурным подразделениям организации, так и по предприятию в целом. Установить этот пункт нужно во внутреннем регламенте по учёту. Если учёт идёт отдельно, оформляется столько табелей, сколько отделов существует в организации.
  5. Каждая ячейка в табеле должна быть заполнена.
  6. При оформлении на работу каждому сотруднику присваивается табельный номер. Неправильным считается изменение этого кода в течение трудовой деятельности человека на предприятии, то есть при изменении должности работника он остаётся тем же. И даже при увольнении человека его табельный номер не присваивается никому ещё в течение трёх лет.
  7. При заполнении табеля используются унифицированные коды для учёта рабочего времени, утверждённые Госкомстатом. Здесь есть два варианта на выбор — буквенный и цифровой. Какой из них будет использоваться, должно быть определено в регламенте по учёту.

Источник: https://sb-advice.com/docs/10990-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-obrazec-zapolneniya.html

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12 | Контур.НДС+

Правильное заполнение табеля рабочего времени

Каждый работодатель обязан учитывать, какое количество часов отработали его сотрудники. Для этой цели ведется табель учета рабочего времени. Рассмотрим, как правильно его заполнять.

  • Общая информация
  • Принципы заполнения
  • Как заполнить форму Т-12

Общая информация

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом.

Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.

Рабочее время в табеле отмечается для таких целей:

  1. Чтобы было понятно, сколько часов работник трудился по факту, а сколько не работал, а провел, допустим, на больничном или в отпуске.
  2. Чтобы зафиксировать допущенные им нарушения рабочего графика — опоздания, прогулы.

Эти сведения нужны для того, чтобы правильно начислить сотруднику заработную плату и и прочие выплаты, связанные с отработанным временем. Если же в организации действует система взысканий за нарушение дисциплины, то эти меры также применяются на основании табеля учета рабочего времени.

Ведется табель, как правило, сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения организации. Однако жестких требований в этой части не установлено, поэтому директор может закрепить эту обязанность за любым сотрудником.

Принципы заполнения

Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:

Также есть два способа ведения табеля:

  1. Сплошное внесение информации. Подразумевается заполнение документа каждый день в отношении всех работников. В том числе отмечается, что сотрудник явился на работу.
  2. Внесение отклонений. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники на работе, а в табеле указывается только отклонение от нормальной ситуации. То есть опоздание, неявка, простой. Такой вариант подходит, если рабочее время учитывается суммировано.

Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день. А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.

Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему. Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения.

Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине). Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой.

Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.

Как заполнить форму Т-12

Прежде всего заполняется первая страница. Здесь нужно указать:

  • наименование работодателя, а также название подразделения, если оно есть:
  • код ОКПО:
  • период, за который ведется табель:
  • его порядковый номер и дату составления:

Далее заполняется основная часть документа на базе штатного расписания. Нужно указать:

  • графа 1 — порядковый номер записи;
  • графа 2 — фамилию, инициалы и должность работника;
  • графа 3 — табельный номер из личной карточки или из приказа о назначении на должность:
  • графы 4 и 6 — сведения о явке или неявке сотрудника за каждый день месяца. Эта информация отражается в двух ячейках: в верхней код, в нижней — количество часов:
    Сведения о рабочем времени отражаются отдельно за первую (графа 4) и за вторую (графа 6) части месяца;
  • графы 5 и 7 — суммарные значения дней и часов отдельно за первую и вторую половины месяца;
  • графы 8-13 — итоговые сведения об отработанном за месяц времени, в том числе количестве дней и часов, с выделением отработанных сверхурочно, в ночное время, а также выходных и праздничных дней (если таких данных нет, ячейки остаются пустыми):
  • графы 14-16 — сведения о количестве дней и часов, которые сотрудник пропустил, с указанием кода причины:
  • графа 17 — количество выходных и праздничных дней в месяце (рекомендуется свериться с производственным календарем).

Подписать табель должен ответственный сотрудник, а также тот, кто его непосредственно заполнял. Если табель ведет само ответственное лицо, то поставить подпись ему нужно в двух местах. Если речь о подразделении компании, то подписывается и его руководитель.

https://www.youtube.com/watch?v=V11SD0Tp39E

Готовый табель передается в бухгалтерию, где служит основанием для начисления заработной платы.

  • Скачать бланк табеля Т-12
  • Скачать образец заполнения табеля Т-12

Источник: https://kontursverka.ru/stati/zapolnyaem-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-po-forme-t-12

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.