По какому курсу принимать расходы по загранкомандировке

Как отразить в учете выдачу под отчет средств на покупку валюты для загранкомандировки

По какому курсу принимать расходы по загранкомандировке

Один из способов обеспечения командированного сотрудника валютой – ее покупка в банке. Без ограничений приобрести наличную валюту могут только граждане.

У организаций такого права нет – все валютные операции они должны проводить через свои счета в банках.
Такой порядок установлен пунктом 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г.

№ 173–ФЗ и разъяснен в письме Банка России от 22 марта 2005 г. № 36-3/526.

Совет: Чтобы обеспечить деньгами сотрудника, выезжающего за рубеж, выдайте ему под отчет рубли и поручите купить валюту самостоятельно. По возвращении из загранкомандировки он должен будет продать неиспользованную валюту (если она останется) и сдать вырученные рубли в кассу.

Помимо оперативности такой способ выдачи аванса на загранкомандировку удобен тем, что в учете не будет курсовой разницы. Вместе с тем, из-за колебаний коммерческого курса валюты на дату ее покупки и продажи у организации могут возникнуть дополнительные расходы.

Коммерческий курс валюты на дату продажи ее остатка может быть меньше коммерческого курса на дату ее покупки сотрудником. В этом случае общая сумма командировочных расходов может превысить сумму выданного аванса.

Командированному сотруднику нужно возместить все затраты, которые он понес, с разрешения администрации (ст. 168 ТК РФ). Поэтому сложившийся перерасход ему придется компенсировать.

В коллективном договоре или в приказе о направлении в загранкомандировку нужно определить условия выплаты компенсации.

Например, можно указать, что при снижении официального курса иностранной валюты расчеты с командированным проводятся по коммерческому курсу на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета.

Подобная оговорка избавит сотрудника от необходимости погасить перерасход за счет личных денег.

Выданная под отчет валюта: аванс или не аванс — вот в чем вопрос

Чтобы определиться с курсом пересчета, надо прежде всего понять: сумма, выданная под отчет работнику, — это валютный аванс (тот самый, который не надо пересчитывать ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете) (Пункт 9 ПБУ 3/2006; п. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ) или нет. А понять это не просто, ведь ни в «бухучетном», ни в налоговом законодательстве прямого ответа нет.

Подход 1. Выданная под отчет иностранная валюта — это валютный аванс, который не нужно пересчитывать

Работнику выдана валюта для оплаты предстоящих расходов самой организации. К тому же исторически такие суммы названы именно авансом — и отчет тоже авансовый. Значит, мы можем говорить о валютном авансе.

Исходя из этого, если все командировочные расходы укладываются в сумму, выданную работнику под отчет, то пересчитывать их в рубли надо по курсу ЦБ на дату выдачи этого аванса.

А вот суммы перерасхода — он возникнет, когда командировочные расходы больше полученного работником аванса, — надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. То есть на дату признания расхода в бухгалтерском и налоговом учете (Подпункт 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ).

Подход 2. Выданная под отчет иностранная валюта — это просто задолженность работника

Такой подход можно строить на разъяснениях Минфина. Он считает, что положения п. 11 ст. 250 и пп. 5 п. 1 ст.

265 НК РФ (в части, устанавливающей, что полученные/выданные авансы не переоцениваются для целей налогообложения прибыли) регулируют только отношения, связанные с переоценкой сумм предварительной оплаты при реализации/приобретении товаров, работ, услуг, имущественных прав.

Когда речь идет о командировке, деньги выдаются под отчет нашему работнику (а не исполнителю работ или услуг) и сам работник ими в дальнейшем распоряжается. С этой точки зрения «непереоцениваемого» валютного аванса в момент выдачи денег под отчет работнику не возникает.

Значит, все командировочные расходы, которые организация берет на себя (то есть все расходы, оплачиваемые за ее счет и не покрываемые суточными), не будут оплачены нами авансом в момент передачи денег работнику.

Если аванс и появится, то только в момент предварительной оплаты работником каких-то услуг гостиниц, агентств или иных исполнителей и продавцов.

А может быть, работник оплатит товары, работы или услуги по факту — тогда аванса вообще не будет.

Получается, что валютные командировочные расходы (как покрываемые выданными под отчет суммами, так и превышающие их) надо пересчитывать в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета (Пункт 10 ст. 272 НК РФ).

Для справки

Сумма суточных работнику определяется по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. Поэтому к авансовому отчету, помимо документов, подтверждающих расходы, нужно приложить копии страниц загранпаспорта работника с этими отметками.

При выезде из России дата пересечения границы включается в дни, за которые выплачиваются «заграничные» суточные. А при возвращении в Россию дата пересечения границы включается в дни, за которые выплачиваются «российские» суточные. Причем неважно, в какое время суток была пересечена граница — хоть в 00.10, хоть в 23.50.

Если работник был в нескольких странах Евросоюза, передвижение внутри которых не требует дополнительных виз, то дополнительно могут потребоваться авиа- или железнодорожные билеты для подтверждения даты пересечения границ этих стран.

Авансовый отчет

Авансовый отчет нужно оформить в валюте только в том случае, если валюта выдавалась под отчет. Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

При выдаче аванса в российской валюте все командировочные расходы сотрудника будут рублевыми затратами организации. Однако признать сумму этих расходов в бухучете можно лишь в момент утверждения авансового отчета.

Внимание: выдавать аванс за счет средств, полученных в кассу от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, организация не вправе (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Это правило касается, в частности, сумм, полученных по посредническим договорам (комиссионная торговля, оплата услуг в пользу операторов мобильной связи).

К суточным — подход особый

Суточные работник получает для себя, и их расходование не надо подтверждать документами. А значит, они вполне подходят под определение валютного аванса.

Следовательно, пересчитывать их в рубли надо по курсу на дату выдачи работнику.

Мы, конечно, не приобретаем у работника никаких услуг, однако, даже если не считать суточные валютным авансом, есть еще одна причина пересчитывать суточные именно на дату их выдачи независимо от того, по какому курсу вы будете считать командировочные расходы.

Дело в том, что, по мнению Минфина, для целей исчисления НДФЛ суточные, выданные в валюте до начала командировки, надо пересчитывать в рубли именно по курсу ЦБ, действовавшему на дату их выдачи работнику. Свою позицию Минфин обосновывает тем, что именно в момент получения суточных у работника появляется доход.

Как все помнят, «заграничные» суточные не облагаются НДФЛ, если они не превышают 2500 руб. в сутки. Конечно, с позицией Минфина можно и поспорить: ведь до начала командировки не известно точно, отправится ли работник в нее вообще (может быть, он заболеет и все суточные вернет).

Поэтому и говорить о получении дохода работником в момент выдачи ему суточных до командировки еще рановато. Но, как бы то ни было, мнение Минфина учитывать нужно.

Примечание

Чтобы не было проблем с расчетом НДФЛ, организации часто устанавливают нормы «заграничных» суточных не в валюте, а в рублях. Соответственно, и выплачивают суточные в рублях. Для работника это тоже неплохо: он знает, будет удержан НДФЛ с суточных или нет, следовательно, точно знает сумму суточных, которой он может распоряжаться по собственному усмотрению.

Поскольку для целей НДФЛ безопаснее пересчитывать валютные суточные на дату их выдачи, то логичнее и в бухгалтерском учете, и в учете для целей налогообложения прибыли пересчитывать валютные суточные на ту же дату.

Получается, что если даже придерживаться второго подхода, то суточные лучше пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату их выдачи работнику, а все иные документально подтвержденные расходы в валюте — по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. Именно так советуют делать специалисты Министерства финансов.

Из авторитетных источников

Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

«Если вся сумма под отчет выдается в валюте, для отражения в учетных документах необходимо пересчитать ее в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи аванса. По возвращении из командировки сотрудник представляет чеки, подтверждающие произведенные расходы, а также возвращает неиспользованную сумму.

Все расходы пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ на дату совершения операций (по чекам) и учитываются организацией на дату утверждения авансового отчета.

Часть суммы, приходящаяся непосредственно на суточные, также должна быть отражена в авансовом отчете, но вот обоснования расходов в виде суточных чеками уже не требуется. И, следовательно, у работника нет обязанности возвращать неизрасходованную часть суточных организации.

Соответственно, выплаченные суточные организация отражает в учете в рублях по курсу ЦБ на дату выдачи аванса, и далее расходование средств в части, приходящейся на суточные, не отслеживает».

Вывод

Как видим, ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не позволяет нам с уверенностью сказать, что какой-то один из двух предложенных выше подходов — единственно верный. В большинстве случаев ваш выбор того или иного курса для пересчета валютных расходов не сильно скажется на результате, так что цена вопроса не столь велика.

И даже если проверяющие сочтут, что вы взяли курс не на ту дату, на которую нужно, вряд ли это будет для вас существенная потеря. А если захотите поспорить с проверяющими — шанс отстоять свою правоту тоже есть.

Ведь, как все уже давно наизусть выучили, все сомнения и противоречия в расчете налогов должны толковаться в пользу налогоплательщика.

А теперь рассмотрим порядок заполнения авансового отчета в двух ситуациях:

— когда работник получил от организации деньги в той же иностранной валюте, в которой он будет их тратить;

Источник: https://OrenRabota56.ru/drugoe/avansovyj-otchet-v-valyute-po-kakomu-kursu.html

Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте

По какому курсу принимать расходы по загранкомандировке

страница » 1С Бухгалтерия » ЗАТРАТЫ » Командировочные » Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте

Командировки за границу имеют свои особенности — большинство расходов осуществляется в валюте, а отразить в учете их нужно в рублях.

Из статьи вы узнаете:

  • когда и по какому курсу пересчитывать суточные, выданные в валюте;
  • в какой момент и по какому курсу признавать расходы в БУ и НУ;
  • вносить ли в авансовый отчет расходы, которые оплачивала организация;
  • как затраты на загранкомандировки отразить в 1С:Бухгалтерия 3.0.

Пошаговая инструкция

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

  • на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
  • билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
  • наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

  • 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
  • 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

  • 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
  • 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
  • 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Перечисление подотчетной суммы в евро на карту сотрудника

Для выдачи подотчетных сумм организация имеет право использовать:

  • наличные;
  • корпоративную карту;
  • карту сотрудника, в т. ч. зарплатную.

Подробнее Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство

При заполнении платежного поручения выберите вид операции Перечисление подотчетному лицу. Код вида дохода заполнится автоматически.

  • Удержание по исполнительному листу2 — запрещено (без оговорок).

Подробнее Коды выплат по заработной плате в платежных документах

Перечисление подотчетной суммы в иностранной валюте проведите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу (Банк и касса – Банковские выписки).

При заполнении проверьте:

  • Банковский счет — валютный счет нужно выбрать из справочника Банковские счета;
  • Счет учета — 52 «Валютные счета» — в этом случае счет подставится автоматически;
  • Вид операцииПеречисление подотчетному лицу;
  • Статья расходовВыдача подотчетных сумм — это предопределенная статья, заполняется автоматически.

Форма Авансового отчета

Подотчетные суммы выдавались в EUR и рублях. Для отражения операций надо создать 2 разных документа Авансовый отчет (Банк и касса — Авансовые отчеты):

Для заполнения авансового отчета в EUR выбирайте стандартный документ Авансовый отчет. Авансовый отчет по командировке для валютных операций не подходит т. к. имеет ряд ограничений.

Подробнее Авансовый отчет по командировке: удобства и ограничения

Авансовый отчет в евро заполняется так:

Укажите:

  • Валюта — валюта, в которой выдан аванс (в нашем примере — EUR);
  • переключатель КурсРассчитывается автоматически — в этом случае из справочника Валюты подставится курс, установленный ЦБ РФ на дату:
    • выдачи аванса — для графы Курс, вкладка Авансы;
    • авансового отчета — для пересчета расходов в рубли в части перерасхода.

Обратите внимание: валюта устанавливается для документа в целом, поэтому если подотчетному лицу выдавались, как в нашем примере, билеты и наличные в рублях, а денежные средства в иностранной валюте, то заполняются 2 документа Авансовый отчет:

Поступление и выдача денежных документов (Банк и касса — Денежные документы), например, билетов можно оформить и в рублях, и в иностранной валюте.

В 1С достаточно выбрать счет учета денежных документов:

  • 50.03 «Денежные документы» — в рублях;
  • 50.23 «Денежные документы (в валюте)» — в иностранной валюте.

Вкладка Авансы

По кнопке Добавить выберите документ выдачи аванса подотчетнику. В списке будут документы, оформленные в той же валюте, что и Авансовый отчет.

В табличной части укажите:

  • Зачтено (EUR) — сумма, на которую представлены первичные документы, т. е. заполнен отчет, в EUR;
  • Курс — курс ЦБ РФ, действующий на дату выдачи аванса, заполняется автоматически;
  • Зачтено (руб.) — зачтенная сумма аванса в рублях по курсу на дату его выдачи.

Авансовый отчет в иностранной валюте может использоваться только для авансов, выданных в той же валюте. Расходы в этом случае пересчитаются в рубли автоматически.

Если аванс выдан в рублях, то расходы в иностранной валюте надо пересчитать вручную и отразить в рублевом Авансовом отчете.

Вкладка Прочее

В нашем примере сотрудник отчитывается за:

  • проживание в гостинице;
  • суточные.

Обратите внимание на заполнение граф:

  • Счет затрат (Счет затрат НУ) — счет, на который относятся расходы по командировке в БУ и НУ (в нашем примере — 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность»);
  • Подразделение — подразделение, к которому относятся расходы по командировке (если учет затрат ведется по подразделениям) (в нашем примере — Отдел продаж);
  • Субконто (Субконто НУ) — статья затрат в целях БУ и НУ, выбирается из справочника Статьи затрат.
    • Вид расходаКомандировочные расходы.

Суточные

Коммерческая организация сама устанавливает нормы выдачи суточных и утверждает их в своем локальном нормативном акте, например, в положении о командировках. Суточные в полном объеме принимаются в расходы в целях налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При заграничных поездках суточные рассчитываются по лимитам, утвержденным в положении о командировках (п. 17, абз. 1 и 3 п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Расчет производится со дня пересечения границы по норме суточных для той страны, куда въезжает работник при:

  • выезде из РФ;
  • посещении нескольких стран;
  • въезде в РФ.

Дата пересечения границы для расчета суточных по загранкомандировке в дальнее зарубежье определяется по дате прохождения паспортного контроля, а не прибытия самолета (поезда).

Для командировок по странам ближнего зарубежья — по проездным документам, потому что таможенных границ внутри СНГ нет (п. 18, 19 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 N 749).

В целях БУ и НУ суточные, выданные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу на дату выдачи аванса работнику (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Расходы БУ и НУ

По общему правилу расходы по командировкам в валюте признаются в БУ и НУ на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пересчет валютных расходов в рубли производится по следующим правилам (пп. 3, 5, 6, 9 ПБУ 3/2006, п. 10 ст. 272 НК РФ):

  • расходы, оплаченные авансом, выданным работнику — на дату выдачи аванса;
  • расходы сверх аванса (в части перерасхода по авансовому отчету) — на дату утверждения авансового отчета;
  • расходы, оплаченные авансом организацией — на дату перечисления аванса за товары (работы, услуги);
  • расходы, оплаченные организацией после потребления услуги — на дату оказания услуги, а потом на дату оплаты.

Источник: https://BuhExpert8.ru/1s-buhgalteriya/zatraty/komandirovochnye/komandirovka-poezdka-za-granitsu-raschety-v-valyute.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.