Как отправить сотрудника в командировку

Содержание

Как оформить командировку в 2021 году: изменения, особенности

Как отправить сотрудника в командировку

Интересы и связи компании могут распространяться на значительную территорию, которая выходит за рамки города или региона. С целью осуществления деятельность руководство компании может направлять своих сотрудников в служебные поездки. Для финансирования и решения других организационных вопросов необходимо правильно оформить документы для командировки.

Кого нельзя отправлять в деловую поездку

Служебная командировка является часть исполнения работником его трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.

Поэтому администрации нет необходимости перед направлением сотрудника в поездку запрашивать согласие на нее.

Тем не менее у некоторых категорий работников нормами права предусмотрены определенные гарантии.

Согласно им, чтобы такого работника отправить в служебную поездку нужно предварительно запросить у него согласие в письменном виде:

  • Сотрудницы, имеющие малолетних детей в возрасте до трех лет. Сюда же включаются единственные родители, у которых есть ребенок до трех лет.
  • Сотрудники компании, имеющие ребёнка с группой инвалидности.
  • Сотрудники фирмы, признаваемые одинокими родителями, если их детям не исполнилось еще пяти лет.
  • Сотрудники предприятия, которые осуществляют присмотр за больными и престарелыми родными.
  • Сотрудниками, которым установлена группа инвалидности, если в командировке нарушается программа восстановления их здоровья

Важно! Получить согласия для этих категорий недостаточно, необходимо уведомить таких работников, что они имеют право отказаться от поездки. Поэтому рекомендуется объединять согласие и уведомление сразу в одном документе.

Также положения нормативных актов устанавливают несколько категорий сотрудников, направление в командировку которых запрещено:

  • Сотрудница в положении.
  • Работники, которые не достигли возраста совершеннолетия. Но если этот работник работает на творческих профессиях или спортсменом, то данный запрет на них не распространяется.
  • Если сотрудник привлечен и работает в организации на основании ученического договора.

Спорная ситуация возникает с работниками при направлении их в командировку, когда у них установлено внутреннее совместительство. Прямого запрета на их направление в служебную поездку не предусматривается.

Однако вопросы возникают, как оформлять по второй профессии в компании отсутствие работника, направленного в командировку.

Нормы запрещают не оплачивать данные период по второй профессии и оформлять отпуск за свой счет. Самым оптимальным вариантом здесь является оформление дополнительного оплачиваемого отпуска.

Изменения в 2019 году

Нововведения по оформлению командировку в этом году не было.

Направление в служебную поездку так и оформляется на основании изданного руководителем компании приказ, который считается основным документом по командировке.

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет по командировке оформляются, если внутренними актами компании предусмотрено это.

По возвращению из поездки работник должен представить авансовый отчет, в котором отражаются все произведенные расходы на основании подтверждающих вопросов.

Важным при этом является то, что с 01 июля 2019 года к учету принимаются документы, подтверждающие наличный расчет с использованием только кассовых чеков, пробитых на онлайн-кассе.

С начала июля нельзя принимать товарные чеки, квитанции и иные бланки строй отчетности, которые ранее командируемые мог использовать для подтверждения расходования средств.

Данное правило распространяется и на билеты на проезд на транспорте. Работник может прикладывать билет, но также потребуется еще чек онлайн-кассы.

Шаг 1. Оформление распоряжения руководителя о направлении в командировку

Необходимость служебной поездки доводиться директору компании с помощью служебной записке. Изучив представленные в документе сведения, руководитель принимает решение о направлении работника в командировку.

Для этого кадровая служба подготавливает приказ на командировку, которые потом подписывается руководителем фирмы.

Могут использоваться унифицированные формы Т-9 и Т-9а, предусмотренные как раз для таких случаев. Или оформляться приказ может в свободной форме на фирменном бланке с включением в него всех необходимых реквизитов.

Если сотрудник направляется в командировку на своем личном транспорте, то данный момент необходимо отразить в приказе на командировку.

Внимание! Основанием для издания приказа является служебная записка. Если оформляется служебное задание, то оно также может быть указано в качестве основания.

После подписания и регистрации приказа, его содержание должно быть доведено до сведения работника под роспись.

Шаг 2. Выдача средств работнику для финансирования командировки

Действующие правила устанавливают обязанность работодатель оплатить работнику все расходы на предстоящую служебную поездку (суточные, транспортные расходы, расходы на проживание и т.д.).

Поэтому на основании приказа о направлении в командировку работник или его непосредственный начальник просчитывают сумму денежных средств, которая должна быть выплачена сотруднику перед его отправлением.

Предварительный расчет командировочных расходов лучше всего также оформлять в виде служебной записки. Качестве утверждения данной суммы, руководитель проставляет свою визу.

Выдача денег может производиться либо наличными из кассы, либо путем перечисления на расчетный счет (карточку) работника.

Внимание! Если поездка является заграничной деньги должны выдаваться на расходования средства территории России в рублях, на территории иностранного государства – в иностранной валюте.

Если внутренними нормативными актами организации предусматривается оформление командировочных удостоверений, то на основании изданного приказа кадровый работник должен выписать работнику, направляемому в служебную поездку, этот документ.

В этом бланке проставляются штампы о прибытии и выбытии работника.

В организации может предусматриваться обязанность ведения журнала учета командированных работников.

В нем отражаются личные данные работника, наименование города и название предприятия, куда направляется данный человек, дни отъезда и приезда сотрудника в командировку.

В настоящее время этот документ не является обязательным для оформления.Его могут применять компании для внутреннего документооборота.

Шаг 4. Составление авансового отчета

Как только работник возвращается из служебной поездки он должен представить в течение трех дней авансовый отчет. Для данного документа установлена форма АО-1.

Вместе с этим документом работником может составляться отчет по командировке, если данная обязанность закреплена нормами предприятия.

К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся у сотрудника компании документы по командировке.

Ими могут быть:

  • Документы, подтверждающие расходы на проживание работника – документы гостиницы, в которой работник останавливался, договор найма жилого помещения и т.д.
  • Документы, подтверждающие проезд работника к месту командирования и обратно.
  • Документы, подтверждающие расходы на транспорт – такси, метро, троллейбусы, а автобусы, электрички и т.д.
  • Служебная записка с чеками для подтверждения расходов на топливо при использовании транспорта работника.
  • Служебная записка на расходы, на которые работник не может представить подтверждающие документы.
  • Иные подтверждающие документы, например, чеки на услуги связи и т.д.

Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они есть)

Если после возвращения из поездки у работника остались неиспользованные суммы, то ему необходимо их вернуть в течение 3-х дней с момента предоставления авансового отчета. Кассир фиксирует сдачу средств оформлением кассового ордера.

По закону, администрация имеет право взыскать эти денежные средства с работника, если он отказывается добровольно погашать долг, только в течение 1 месяца с окончания периода добровольного возврата. Если это не сделать, то получить средства можно будет только через суд.

Внимание! Работник может согласиться на добровольное удержание путем оформления заявления. А основании этого документа составляется распоряжение. Но таким способом допускается удерживать не больше 20% от начисленного заработка за период.

При направлении работника в поездку его расходы планируются. Однако всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, и для осуществления обязанностей потребуется больше средств, чем было выдано.

После возвращения из поездки работник производит оформление авансового отчета, к которому прикрепляет все документы. Если излишние траты были обоснованы, то перерасход денежных средств покрывается путем выдачи наличных денег из кассы либо перечислением на карту.

Для правильного принятия решения необходимо определить соответствие расходов следующим критериям:

  • Расходы были произведены по неотложным причинам;
  • Все расходы имеют подтверждающие документы, которые составлены верно;
  • Авансовый отчет оформлен правильно.

Излишне истраченные суммы должны быть выданы работнику в течение 3-х дней с момента предоставления отчета.

Внимание! Если этого не сделать, то работник имеет право обратиться в контролирующие органы, и ему придется выплатить не только сам долг, но еще и проценты за использование чужих денежных средств.

Если фирма не может сразу покрыть весь долг, то нужно составить график погашения, который подписывается обеими сторонами отношений.

Памятка: какие документы нужны для командировки

Все документы можно разделить на основные, которые требуется безоговорочно оформлять для каждой поездки, и дополнительные, какие составляются по желанию. Дополнительные документы оформляются в том случае, если их использование закреплено во внутренних актах организации.

Основные документы

  • Приказ на командировку — это главный документ, в котором закрепляется вся основная информация по поездке: даты, цели и т. д. Для этого может использоваться стандартный бланк Т-9, либо фирменный бланк компании;
  • Авансовый отчет — при помощи этого документа работник подтвердить произведенные в поездке расходы. Для него используется стандартная форма АО-1, в которой обязательно прикрепляются подтверждающие документы.

Источник: https://infportal.ru/kadry/kak-otpravit-sotrudnika-v-komandirovku.html

Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

Как отправить сотрудника в командировку

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

  1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
  2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
  3. Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
  4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.

2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.

 Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

 В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

Узнать больше

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки.

К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля.

Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п.

 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.  

Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения.

Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата.

Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

3. Заполнение авансового отчета

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.

Источник: https://kontur.ru/articles/5061

Как отправить сотрудника в командировку: правила, кого можно и кого нельзя + пошаговая инструкция

Как отправить сотрудника в командировку

В этой статье будет дана пошаговая инструкция отправки сотрудника в командировку, а также приведены разъяснения относительно того, какие нюансы командировок существуют, и кого из работников нельзя отправлять.

Пошаговая инструкция

Для начала следует отметить, что вопрос командирования работников предприятий и организаций регламентируется Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ за №749 от 13 октября 2008 года, и рядом других российских законодательных актов.

Для того, чтобы отправить работающего по найму человека в командировку, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Для начала руководитель принимает решение о том, кого необходимо командировать. В данной ситуации следует принимать во внимание определенные Трудовым кодексом РФ и другими нормативно – правовыми актами категории работников, которые запрещено отправлять в деловые поездки.
  2. После того, как соответствующее решение было принято и выбор пал на работника, который относится к одной из категорий, определенных трудовым законодательством, следует получить согласие такого работника, письменно ознакомив его о предполагаемой поездке. В обозначенную категорию входят: отец – одиночка; лицо, являющееся опекуном несовершеннолетних детей; мать, воспитывающая ребенка в возрасте до 5 лет без супруга; лицо, воспитывающее ребенка – инвалида; служащий компании, который осуществляет уход за больным членом семьи при наличии соответствующего медицинского заключения.
  3. Когда решение принято, и получено требуемое согласие, оформляется приказ руководителя на служебную командировку. Подготовить такой приказ можно, как по форме Т–9, так и по форме, разработанной самим предприятием. Существует перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный Приказом Министерства культуры РФ за №558 от 25 августа 2010 года, для которых установлены определенные сроки хранения. Так в случае издания приказа о продолжительной зарубежной командировке либо командировке внутри страны срок хранения такого документа составляет 75 лет. Что касается краткосрочных деловых поездок, то для приказов по ним установлен 5-летний срок хранения.
  4. Согласно пункту 10 обозначенного выше Положения, работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс, который позволяет оплатить расходы на проезд и наем жилого помещения, и другие дополнительные затраты, связанные с проживанием. В последнем случае речь идет о так называемых суточных. Если подчиненный командирован туда, откуда есть возможность ежедневно возвращаться на место постоянного жительства, то в этой ситуации суточные не выплачиваются. Сумма, которую должен получить работник, определяется с учетом продолжительности деловой поездки, стоимости проезда, расходов на оплату жилья, а также размера суточных, установленных для командировок, как внутри страны, так и за ее пределами. В случае командирования за пределы российского государства оплата перечисленных расходов осуществляется в иностранной валюте в соответствии с требованиями Федерального закона за №173 – ФЗ от 10 декабря 2003 года «О валютном регулировании и валютном контроле».
  5. Учет выбытия командируемых сотрудников должен осуществляться в соответствующем журнале выбытия, а его возвращение – в журнале прибытия. Ответственность за ведение этих журналов возлагается приказом руководителя на одного из сотрудников организации.
  6. Нельзя забывать и о табеле учета рабочего времени, где должна быть сделана запись о фактически отработанном времени и времени пребывания в командировке.
  7. В течение 3 рабочих дней после того, как сотрудник вернулся из служебной поездки, он обязан представить авансовый отчет об израсходованной в поездке сумме и окончательно рассчитаться по выданной авансом сумме. К подготовленному отчету должны прилагаться документы, подтверждающие сумму понесенных расходов.

Нюансы командировок и кого нельзя отправлять

Довольно часто при направлении работников в служебную поездку возникают нюансы, разобраться в которых бывает непросто.

Так, например, встает вопрос о том, каким образом оплачивается командировка работника. Согласно действующим правилам, в случае направления сотрудника в деловую поездку за ним сохраняется среднедневной заработок.

Помимо того, бывают случаи, когда в служебную поездку направляют сотрудника, работающего по совместительству. В этом случае порядок командирования и оплаты расходов осуществляется на тех же основаниях, что и у остальных работников организации.

Если в командировку сотрудника направляют с обоих рабочих мест, то средняя заработная плата сохраняется по всем занимаемым позициям.

Если решение о командировке было принято только одним работодателем, то на втором месте работы придется взять бесплатный либо оплачиваемый отпуск.

Бывают случаи, когда в поездку направляют сотрудника, являющегося иностранным гражданином. Такие сотрудники могут работать только на территории субъекта РФ, где им был оформлен патент.

Отправлять в командировку иностранных сотрудников в другие субъекты РФ можно максимум сроком до 40 дней в течение каждого года.

Что касается служебных поездок за рубеж, то в этом случае подобные ограничения отсутствуют.

Также возможна ситуация, когда командированного сотрудника увольняют по причине того, что он, например, своевременно не приступил к выполнению задания либо прервал служебную поездку.

Чтобы уволить сотрудника, который был направлен в деловую поездку на длительный срок, для начала следует его отозвать.

Вместе с тем, работодатель должен получить разъяснения относительно сложившейся ситуации, а также вернуть оставшиеся авансовые средства.

Никто не застрахован от смертельного случая, который может произойти в ходе деловой поездки. Согласно статье 184 Трудового кодекса все затраты, связанные с выяснением причины смерти работника могут быть учтены как расходы, благодаря которым возможно снижение налогооблагаемой базы.

Что же касается вопроса о том, кого запрещено отправлять в служебную поездку, то в соответствии с действующим трудовым законодательством это могут быть исключительно штатные сотрудники, с которыми заключен контракт.

Однако в этом правиле существуют некоторые ограничения. Так, в деловую поездку запрещено отправлять:

  • женщин, вынашивающих ребенка;
  • несовершеннолетних сотрудников;
  • сотрудников, с которыми подписан ученический контракт.

Заключение

Таким образом, существует масса особенностей, которые необходимо учитывать в таком, казалось бы, несложном вопросе, как служебная командировка. Однако в случае несоблюдения предъявляемых законодательством требований, последствия могут быть самыми плачевными, как для сотрудника, так и для работодателя.

Источник: https://Zapusti.biz/baza/kak-otpravit-sotrudnika-v-komandirovku

Оформление командировки в 2021 году

Как отправить сотрудника в командировку

Командировка — это поездка по делам компании,в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,а ее срок оговаривается работодателем. Не считаетсякомандировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на времякомандировки за работником сохраняется место (его нельзяуволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателякомпенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а такжеоплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовомузаконодательству может быть составлен локальный акт, регулирующийпроцесс командирования сотрудников. В нем указывают:

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положениемо командировках в компании, чтобы точно знать, какиерасходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеетсвои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерныдля большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работникиобязаны ездить по делам компании. Нельзя направлятьв служебные поездки беременных, даже если они не против(статья 259 ТК РФ). Командироватьсотрудника с ограниченными физическими возможностями можно,если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условиятруда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудниковИсключенияСсылкана законодательство
БеременныеИсключений нетстатья 259 ТК РФ
НесовершеннолетниеМожно, если речь идето спортсменах и творческих работникахстатья 268 ТК РФ
Сотрудники, работающиепо ученическому договоруМожно, только если командировкасвязана с ученичествомстатья 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченнымифизическими возможностямиМожно, если командировкане противоречит индивидуальной программе реабилитациистатья 23 Федерального закона№ 181‑ФЗ

Также есть ограничения при направлении в командировкуследующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детейдо 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическимивозможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи(болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно толькос письменного согласия. Об этом говорится в статьях259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послатьв командировку, пока он находится в отпуске илина больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийсяот командировки, рискует получить дисциплинарное взысканиевплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездкуи сопутствующие траты, принято составлять служебную запискуначальству — обычно это делает руководитель командированного.В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИОи должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощени автоматизирован — сотрудник создает заявкув корпоративной системе, после чего задача на оформлениедокументов ложится на ответственных сотрудников:в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявлениена перечисление авансовых средств, чтобы он мог купитьбилеты и забронировать гостиницу.

Сумма рассчитывается исходяиз примерной стоимости аренды жилья и транспортныхрасходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.

Не забудьте свериться с положениемо командировках — не стоит бронировать люксв пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницусоставляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудникдолжен подписать. Документ составляется в свободной форме,принятой в компании, или по унифицированной официальнойформе Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных).

Раньшетакже требовалось оформлять служебное задание и командировочноеудостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_docs/

Отправляем в командировку: пошаговая процедура — Audit-it.ru

Как отправить сотрудника в командировку

В. П. Кузнецова

Источник: Журнал “Отдел кадров коммерческой организации” № 5/2015

Какая поездка работника считается командировкой? Какие документы необходимо оформить для направления в служебную поездку? В каких случаях и как уведомить работника о праве отказаться от командировки? Нужно ли оформлять служебное задание и командировочное удостоверение?

В настоящее время практически ни одна компания не обходится без командировок – то с поставщиками нужно заключить договор, то уладить вопросы с заказчиками (например, настроить поставляемое оборудование) и пр. Сегодня пошагово рассмотрим процедуру направления в командировку сотрудника и укажем на типичные ошибки работодателей при этом.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

1. Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам. Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия.

В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин.

Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).

Обратите внимание!

В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Кроме этого, обратите внимание на программу реабилитации инвалида, если в командировку планируется направить именно его. Если в данном документе содержится запрет на служебные поездки, направление в командировку инвалида будет неправомерным и может повлечь административную ответственность для работодателя.

Это следует из ст. 23 Федерального закона от 24.11.

1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»: инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида.

Направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Напомним, что порядок выдачи медицинскими организациями таких заключений утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н.

Здесь важно понимать, что именно медицинское заключение имеет значение для работодателя – справка не подойдет.

Заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, а также в иных случаях.

А вот справки выдаются врачами (в отдельных случаях фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования.

Отметим, что получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо, если планируется, что в командировку поедет (ст. 259, 264 ТК РФ):

  • отец, воспитывающий детей без матери;
  • опекун (попечитель) несовершеннолетних;
  • мать (отец), воспитывающая(ий) без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  • работник, имеющий ребенка-инвалида;
  • работник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

2. Получаем согласие и уведомляем о возможности отказа. Помимо того, что у работников названных категорий необходимо получить письменное согласие на командировку, их надо в письменном виде ознакомить с правом отказаться от поездки.

Обычно это оформляется следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в командировку и сообщается, что он вправе отказаться от нее.

Уведомление составляется в двух экземплярах и может выглядеть так.

Общество с ограниченной ответственностью «Апрель»

(ООО «Апрель»)

Исх. № 12/4                                                     Менеджеру по связям с общественностью

от 15.04.2015                                                   А. И. Пономаревой

Уважаемая Анна Ивановна!

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/830015.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.